Категории документооборотов

Существуют две категории документооборотов:

  • Исходящие - организация отправляет документы в контролирующий орган, в эту категорию входит подавляющее большинство существующих типов документооборотов

  • Входящие - контролирующий орган направляет какие-то запросы организации, сюда относятся письма и требования ФНС.

Принципы работы с документооборотами обоих типов одинаковы, и методы работы с ними используются одни и те же. У входящих есть некоторые особенности, об этом поговорим отдельно.

Входящие документообороты

../_images/Входящий-ДО.jpg

Отличительные особенности входящих документооборотов:

  • момент получения информации о возникновении документооборота;

  • регламент отправки ответных документов;

  • порождение исходящих документооборотов в ответ на входящий.

Момент получения информации о возникновении документооборота

В случае исходящего документооборота абонент является его инициатором: он изначально всё знает о документообороте и контролирует момент его появления. Входящий документооборот может возникнуть в любой момент времени, а абонент о нем может узнать только при запросе списка своих документооборотов, увидев в нем новый документооборот.

Регламент отправки ответных документов

У некоторых типов входящих документооборотов (например, требования ФНС) существует жесткий регламент сроков отправки ответных документов. Если в случае исходящего документооборота для отправки ответных документов в ходе документооборота у абонента нет ограничений по срокам, то при получении входящего требования ФНС у него есть 6 дней для формирования ответных документов, в противном случае последуют административные санкции к организации абонента.

Порождение исходящих документооборотов в ответ на входящий

Многие входящие документообороты порождают новые исходящие: в ответ на требование зачастую необходимо отправить в ФНС документы. Входящее письмо от контролирующего органа нередко требует формирование ответного исходящего письма. В то время как исходящий документооборот всегда заканчивается на самом документообороте, связанных с ним других документооборотов не возникает.